Coup de projecteur sur l’organisation d’un rallye
Peut être êtes vous pilote ou copilote. Peut être êtes vous spectateur ou riverain, à moins que vous ne soyez simplement passionné de sport automobile. Lorsque vous voyez passer une voiture de course devant vous, vous êtes vous déjà imaginé tous les efforts qu’il a fallu déployer pour que cela soit possible ?
A travers ce voyage dans les coulisses de l’organisation du Rallye vosgien, je souhaiterais vous sensibiliser sur toute la difficulté d’organiser une course automobile de nos jours. Ce petit reportage est aussi destiné à rendre hommage à tous ces bénévoles qui ont œuvré à la préparation du rallye vosgien 2010. Qu’ils en soient ici remerciés.
Septembre 2009 : Le 24° rallye Vosgien vient à peine de se terminer qu’il faut songer à l’organisation de l’édition suivante. Un débriefing quelques jours après l’épreuve permet à toute l’équipe de faire le point sur les aspects, positifs comme négatifs, dont il va falloir tenir compte pour les prochaines éditions .
Tout en songeant en permanence à l’organisation du rallye Ajolais, qui va maintenant concentrer la plupart des efforts, il va falloir très rapidement tracer le parcours de l’édition 2010.
Va-t-on emprunter des spéciales déjà empruntées dans le passé, va-t-on opter pour un tout nouveau parcours ? Tout cela va dépendre de beaucoup de paramètres qui, vous allez le voir, sont totalement indépendants de notre volonté.
Déjà le premier obstacle se présente : la salle polyvalente de Saint-Nabord, qui nous accueille depuis maintenant quelques années, est réservée en 2010 pour un mariage. Il va donc être nécessaire de trouver une nouvelle ville de départ.
Octobre à décembre 2009 : Les premières éventualités sont examinées avec attention. Ont été privilégiées des épreuves chronométrées déjà connues. Les routes utilisées récemment sont rapidement éliminées car il est important de ne pas utiliser chaque année les mêmes ES, ceci afin de préserver la tranquillité des riverains et de ne pas déranger chaque année à la même période les mêmes personnes. Il en va de la pérennité du rallye.
Déjà les premières difficultés apparaissent, sous la forme de refus de laisser passer par quelques mairies. Il faut alors envisager toutes les variantes possibles. Doit on modifier la spéciale initiale afin de garder un kilométrage acceptable, ou doit on chercher un autre parcours, avec toujours en tête l’objectif de garder un rallye cohérent, avec un kilométrage de liaison raisonnable, compatible avec un timing d’épreuve nationale ?
Décembre 2009 à mars 2010 : la pression monte car tous les efforts pour bâtir un parcours digne de ce nom sont tous contrariés par d’innombrables complications. Il nous faut songer à rechercher d’autres ES. Cependant d’autres paramètres entrent en ligne de compte : où va passer le rallye de Lorraine ? Le rallye Alsace Vosges va-t-il avoir lieu ? Et si oui, quel parcours va-t-il emprunter ? Des bruits courent, laissant entendre que le rallye WRC va sans doute passer dans notre département. Là encore, où va-t-il passer, sachant que nous ne pouvons pas utiliser le même tracé que ces épreuves ?
De plus, la neige tombe en abondance dans la montagne, rendant difficile le repérage de possibles tracés tant certaines petites routes sont enneigées.
D’emblée certaines éventualités empruntant des routes forestières sont écartées, tant il est difficile aujourd’hui d’obtenir des autorisations de passage auprès de l’ONF.
Avril à juin 2010 : L’échéance du dépôt du dossier du rallye à la Préfecture approche, et malheureusement toutes les possibilités envisagées tombent à l’eau les unes après les autres. Ce n’est que mi Mai, quelques jours avant l’Ajolais, qu’enfin un parcours cohérent est adopté. Le temps de dessiner le tracé dans son intégralité, de lancer les demandes d’autorisation dans toutes les mairies, et le temps est venu mi juin de déposer le dossier en Préfecture. Quelques jours de plus, et il était trop tard. Kilométrage initial prévu : 120 kilomètres. Ceci sur des routes pas encore utilisées en course.
Peu à peu, les informations en provenance des mairies nous font déchanter. La mairie de Fays nous refuse le passage : il va falloir amputer la petite spéciale de sa partie finale. En ce qui concerne le départ, la punition est la même : un mariage se déroule au Roulier le jour du rallye : il faudra donc faire sans les premiers kilomètres de la spéciale.
La chasse aux officiels est ouverte. Premier constat : ça ne va pas être facile car le rallye se déroule à la même date que la finale des slaloms, qui se déroule cette année chez nos voisins haut-saônois. Cependant tout commence à prendre forme.
Un plan sécurité est mis en place : ambulances, pompiers, équipes de secours, commissaires, secouristes, cibistes, médecins : tout doit être mis en place afin que l’édition 2010 se déroule sans anicroche.
Il faut également songer à loger et à nourrir tous ces intervenants. Tous les tarifs vont être négociés au plus juste car, crise oblige, l’ASA ne roule sur les euros, et l’organisation d’une telle épreuve coûte vraiment de l’argent.
Juillet / Septembre 2010 : Le démarchage des annonceurs devient une priorité, au même titre que l’information des riverains qui, pour la plupart, n’ont encore pas eu le loisir de voir passer des voitures de course près de chez eux.
Il manque encore quelques officiels, mais surtout près d’une trentaine de commissaires. Une multitude de détails, tous plus importants les uns que les autres, doivent également être réglés au fur et à mesure que l’échéance approche. Le rythme s’accélère, les nouveaux problèmes s’accumulent, immédiatement combattus par une volonté hors du commun de les résoudre
De nouvelles informations nous parviennent en provenance des instances départementales. Il va falloir tenir compte du passage des bus de ramassage scolaire, ainsi que des tournées des infirmières à domicile et des distributions de repas aux personnes âgées. Tous les horaires sont à changer à quelques jours de l’impression du road book, en tenant compte de tous ces nouveaux critères.
De nombreuses autres démarches ont également été nécessaires. En voici une liste non exhaustive :
- Il faut prendre contact avec l’assureur, afin de souscrire un contrat qui couvre l’épreuve. Cela représente une part non négligeable du budget de l’épreuve.
- La reconnaissance du parcours permet de créer un road book qui sera vérifié afin qu’aucune erreur ne vienne se glisser dans ce qui sera distribué aux concurrents.
- Nous avons cette année affaire à un parcours entièrement nouveau, et nos interlocuteurs dans les municipalités ne sont pas encore rodés à l’organisation. Une collaboration étroite nous permet d’obtenir tous les arrêtés nécessaires au bon déroulement de la manifestation.
- Nous accordons des buvettes à certaines associations locales. L’emplacement de chaque buvette doit être matérialisé, car cela fait aussi l’objet de demandes d’arrêtés.
- Quelques semaines avant le passage des concurrents, plusieurs équipes vont rencontrer les riverains afin de les informer du passage du rallye. La tâche est ingrate, mais nécessaire.
- Une réunion de la commission sécurité permet de faire un point définitif avec les services de la Préfecture concernant tous les moyens mis en œuvre pour assurer la sécurité des concurrents, du public et des riverains.
- Un road book sécurité est édité. C’est une première pour nous. C’est une exigence de la FFSA suite à notre demande d’obtention d’un coefficient supérieur dans la coupe de France des Rallyes.
- Il va falloir préparer le montage et le démontage des spéciales, tâche qui va être l’œuvre de plusieurs équipes de bénévoles. L’achat d’une quantité importante de banderoles va permettre de sécuriser les endroits stratégiques, dangereux pour les concurrents ou les spectateurs. Il faut également songer à barrer les routes le jour du rallye, organiser les déviations. Plusieurs municipalités vont nous aider en nous fournissant des barrières. Toute cette préparation ne se fait pas sans disposer de fourgons aimablement mis à notre disposition par quelques partenaires.
- Des bottes de pailles vont être positionnées, soit à l’emplacement des chicanes, soit dans les cordes de manière à préserver l’état des routes, voire protéger certaines bouches d’égout. Les bonnes volontés des agriculteurs sont mises à contribution à cet effet.
- Un nouveau revêtement a été posé dans la descente avant Beauménil quelques jours avant le rallye. Il va falloir prendre des dispositions pour protéger ce nouvel enrobé.
- L’organisation du parc d’assistance est aussi à l’ordre du jour car il est primordial de fluidifier au maximum la circulation à l’intérieur de cette zone.
- Le départ approche. L’achat des plaques de rallye se fait dès que les noms des annonceurs principaux sont connus.
- La liste des engagés gonfle jour après jour. L’ordre des numéros va faire l’objet d’une profonde réflexion. L’objectif est en effet de ne pas avoir de concurrent gêné par une auto partie devant lui. C’est d’autant plus important que la grande spéciale comporte 25 kilomètres très sélectifs. Les convocations des équipages constituent l’étape suivante, pour laquelle un timing précis est établi.
- Les programmes sont édités dès que la recherche des annonceurs est finie. L’impression des road books, des carnets de pointage et des programmes destinés aux officiels est lancée.
- Le PC course doit être installé avec la plus grande rigueur. Des lignes téléphoniques sont réservées à France Télécom. Tout doit être conçu pour que l’information parvienne sans délai aux personnes qui ont le déroulement de l’épreuve entre leurs mains. Rien ne doit être laissé au hasard. Les téléphones sont testés, les rallonges téléphoniques aussi.
- Le rallye doit être une fête. La qualité du speaker est primordiale pour intéresser le public présent. Sonorisation, animation : l’ambiance fait partie intégrante du rallye.
- Il est également primordial d’établir un planning de surveillance des reconnaissances, en collaboration avec la gendarmerie, de manière à rassurer les riverains qui doivent subir le moins de nuisances possibles. Les spéciales sont à cet effet filmées en collaboration avec GTR-Speedcar afin de les rendre publiques sur Internet.
- Le rallye ne s’est pas encore déroulé qu’il faut songer à la remise des prix. Coupes, chaises, tables, etc. Rien ne doit être oublié pour que la fête soit totale.
Nous avons ici établi une liste non exhaustive des tâches incontournables qu’un organisateur de rallye se doit d’accomplir avant d’envoyer le premier concurrent dans les spéciales. Nous avons volontairement laissé de côté l’aspect pratique des choses afin de donner une vision globale des évènements. Nous espérons surtout que cette visite dans les coulisses de l’organisation vous fera percevoir l’évènement d’un œil différent. Peut être comprendrez vous plus aisément que tous ces efforts n’ont pas le droit d’être annihilés par une poignée de personnes irresponsables qui mettent en danger l’avenir du sport automobile. Le respect des règles de sécurité est donc pour nous une priorité. Le respect des riverains, sans l’indulgence desquels rien ne serait possible, en est une autre.
J'espère que ces quelques lignes vous auront sensibilisé sur tous les efforts qui sont fournis en coulisse et vous encouragera, si le cœur vous en dit, à venir grossir les effectifs d’une équipe de passionnés qui, malgré l’ampleur du travail, n’engendre pas toujours la mélancolie.
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